Информация о деятельности
муниципального архива отдела культуры администрации Фаленского муниципального округа Кировской области за 2021 год
Издан приказ отдела культуры администрации района от 24.11.2020 №10-ОД «О комплектовании муниципального архива на 2021 год». Составлен график приема и упорядочения дел по организациям списка № 1 на 2021 год.
В рамках работы по включению документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, передаче дел на хранение в муниципальный архив организованы и проведены следующие мероприятия:
- совещание для руководителей вновь созданных органов местного самоуправления Фаленского муниципального округа по организации работы по подготовке и передаче дел ликвидированных ОМС Фаленского района ведение архивов организаций, 8 участников (15.03.2021);
- 13 индивидуальных консультаций вновь созданных органов местного самоуправления Фаленского муниципального округа по организации работы по подготовке и передаче дел ликвидированных ОМС Фаленского района ведение архивов организаций.
В 2021 году принято от организаций всех форм собственности 369 дел управленческой документации, 319 дел по личному составу. Из них, в связи с ликвидацией органов местного самоуправления Фаленского района, принято 301 дело постоянного хранения, 6 дел по личному составу.
Продолжена работа по заполнению базы данных программы «Архивный фонд 5.0», внесен 1 фонд (ООО «Птицефабрика «Фаленская»-ликвидированная организация), внесены 7 описей дел, введен 1151 заголовок дела.
Проведены проверки наличия и состояния архивных документов 20 фондов. По 2 фондам обнаружены 2 дела, ранее не учтенные в описях.
Информационное обеспечение мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами:
В помещении архива оформлена выставки:
- к 80-летию начала Великой Отечественной войны «Я помню первый день войны» (воспоминания ветеранов из фондов архива)
- к 85-летию районной газеты «Сельский маяк» «Светить всегда» (новогодние передовицы газет за 1950-20020 годы);
- «Честь и слава по труду» (сменная экспозиция, состоящая из 3 частей посвященных колхозам им.Ленина, им.Крупской, «Победа» Фаленского района);
На сайте администрации Фаленского муниципального округа размещены 6 статей, сформированных на основе материалов выставок архива, а так же к 60-летию первого полета человека в космос (фотография жителей района с первым космонавтом Ю.А. Гагариным, передовицы районных газет, посвященных этому событию), виртуальная выставка «Я помню первый день войны», подготовленная по материалам акции «Победа-30». Материалы статей, посвященных сельхозпредприятиям продублированы на странице районного краеведческого музея в социальной сети «Вконтакте».
2.1.1. Ремонтные работы (ремонт архивохранилищ, рабочих кабинетов, установка сертифицированных противопожарных дверей и др.):
Проведена антигрибковая обработка архивохранилища №3, замена светильников на пылевлагозащищенные в архивохранилище №2.
2.1.2. Установка охранно-пожарной сигнализации: нет
2.1.3. Расширение площадей архивохранилищ: нет
2.1.4. Установка дополнительных стеллажей: нет
2.1.5. Приобретение контрольно-измерительных приборов для архивохранилищ (электронные психрометры, мобильный осушитель воздуха и др.): не приобретались.
2.2. Проверка наличия: 4676 ед.хр.
2.3. Картонирование документов: 56 кор., 656 ед.хр.
3.1. Прием документов от организаций:
- управленческой документации – 372 ед.хр., в том числе по организациям:
- документов по личному составу (от ликвидированных структур без правопреемника) – 316 ед. хр., в том числе:
- документов от граждан (личного происхождения) - 0 ед.хр.
- фотодокументов (фотоотпечатков) – 0 ед. хр.;
- электронных компакт-дисков – 0 ед. хр., в том числе 0 ед. учёта (записей электронных документов).
3.2. Рассмотрение описей дел ЭПК при управлении:
- управленческой документации - 582 ед.хр., в том числе:
- документов по личному составу списка № 1 - 17 ед.хр., в том числе:
- документов от ликвидированных организаций – 517 ед.хр.,
- электронных компакт-дисков – 0 ед. хр., в том числе 0 ед. учёта (записей электронных документов).
3.3. Методическая помощь организациям-источникам комплектования (16 консультаций - оказание методической и практической помощи по составлению номенклатур дел, паспортов организаций).
3.4. Проведение методических семинаров для работников делопроизводственных служб и архивных служб организаций-источников комплектования муниципальных архивов:
- совещание для руководителей вновь созданных органов местного самоуправления Фаленского муниципального округа по организации работы по подготовке и передаче дел ликвидированных ОМС Фаленского района ведение архивов организаций, 8 участников (15.03.2021)
Архивного фонда Российской Федерации.
Создание учётных БД и автоматизированного НСА
4.1. Введение данных в БД «Архивный фонд»:
- описаний фондов (количество новых фондов) - 1;
- описаний описей (количество новых описей) - 37;
- описаний дел (количество новых дел, внесённых в раздел «дело») – 1151.
4.2. Продолжение работы по усовершенствованию описей – 0 ед.хр.
Информационное обеспечение мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами:
5.1. Краеведческие чтения, конференции - 0, количество участников 0.
5.2. Выставки – 5, количество участников – 54.
5.3. Статьи (на сайте администрации Фаленского муниципального округа) – 6.
5.4. Экскурсии – 1, количество экскурсантов - 6 человек.
5.5. Сбор материалов по устной истории и подборки архивных документов к юбилейным датам: - 0.
5.6. Исполнение социально-правовых, тематических, биографических запросов:
- социально-правовых (в том числе и непрофильных при условии, если даны соответствующие рекомендации) - 439,
- тематических - 84.
5.7. Обеспечение документной информацией 5 пользователей в читальных залах муниципальных архивов (6 посещений).
5.8. Посты в социальных сетях на странице администрации Фаленского муниципального округа -3, число посещений – 600.
электронного документооборота
6.1. Обеспечение в 2021 году реализации Соглашения о порядке обмена документами в электронном виде между ГУ – Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Кировской области и муниципальными образованиями.
Исполнены 366 запросов Пенсионного Фонда в Российской Федерации, в том числе отделений Пенсионного фонда РФ, расположенных за пределами Кировской области – 28. В рамках обмена документами в электронном виде поступило 338 запросов.
6.2. Приобретение лицензионного программного обеспечения (лицензии на антивирусную программу и др.). Не приобреталось.
6.3. Приобретение компьютерной техники (в том числе сканер, принтер и др.). Не приобреталось.
информационное обеспечение деятельности архивных учреждений
7.1. Изменение штатной численности архива: нет.
7.2. Обучение архивистов в вузах (название ВУЗа и специальность): нет
7.3. Оформление подписки на журнал «Отечественные архивы»: нет.
7.4. Работники архива – юбиляры: нет
Главный специалист
по делам архивов отдела культуры
администрации Фаленского района Е.Н.Соболева
24 декабря 2021 года
Отдел культуры
администрации Фаленского района
Кировской области
П Р И К А З
29.03.2016 № 18
пгт Фаленки
Об утверждении Положения
о муниципальном архиве отдела культуры
Утвердить Положение о муниципальном архиве отдела культуры, согласно приложению.
Заведующий отделом культуры
администрации Фаленского района В.И.Чурин
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
приказом отдела культуры
администрации Фаленского района
от 29.03.2016 №18
ПОЛОЖЕНИЕ
о муниципальном архиве отдела культуры
администрации Фалёнского района
1.1. Отдел культуры администрации Фаленского района осуществляет управление в сфере архивного дела в соответствии с полномочиями, установленными Федеральными законами от 22.10.2004 № 125- ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», 06.10.2003 № 131-ФЗ, «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», законами Кировской области от 02.03.2005 № 313-ЗО «Об архивном деле в Кировской области», от 17.09.2005№ 360-ЗО «О наделении органов местного самоуправления, муниципальных районов, городских округов Кировской области отдельными государственными полномочиями области в сфере архивного дела».
1.2. Для осуществления полномочий в сфере архивного дела отдел культуры администрации Фаленского района осуществляет управление муниципальным архивом (далее - архив).
1.2.1. Архив пользуется печатью отдела культуры администрации района в установленном порядке, имеет угловой штамп или бланки со своим наименованием.
1.2.2. Архив в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательством Кировской области, муниципальными правовыми актами и настоящим Положением, а также в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов правилами и методическими указаниями, установленными специально уполномоченными Правительством Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти, методическими указаниями уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела.
1.2.3.Положение об архиве утверждается заведующим отделом культуры администрации Фаленского района.
1.2.4.Финансирование и материально-техническое обеспечение архива осуществляется за счет средств местного бюджета муниципального района.
1.2.5. Дополнительными источниками финансирования могут быть:
Целевые средства из бюджета Кировской области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании), а также субвенции на осуществление органом местного самоуправления отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Кировской области и находящихся на территории муниципального образования (далее – отдельные государственные полномочия).
1.2.6. Администрация Фаленского района обеспечивает архив помещениями, отвечающими нормативным требованиям хранения архивных документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.
Для осуществления отдельных государственных полномочий архиву могут быть переданы необходимые материальные ресурсы.
При решении вопроса о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен архив, администрация Фаленского района предоставляет здание, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.
Основными задачами и функциями архива являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и долговременному хранению, в том числе:
2.1.1. Хранение и учет документов, принятых в архив; представление в установленном порядке учетных данных в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела.
2.1.2. Ведение БД «Архивный фонд» с последующей передачей информации в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела для включения сведений в Центральный фондовый каталог.
2.1.3. Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
2.1.4. Подготовка, представление органу местного самоуправления и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве.
2.2. Архив обеспечивает хранение:
2.2.1. Документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в муниципальной собственности: органов местного самоуправления и муниципальных организаций; хранящихся в муниципальном архиве (за исключением архивных документов, переданных в этот архив на основании договора хранения без передачи их в собственность).
2.2.2. Архивных фондов поселений.
2.2.3. Документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности области, в результате наделения органа местного самоуправления муниципального района отдельными государственными полномочиями.
2.2.4. Документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной государственной собственности, в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района, городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к федеральной государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.
2.2.5. Документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, в том числе личного происхождения, переданных архиву по договору.
2.2.6. Документов по личному составу ликвидированных организаций, действовавших на территории муниципального образования.
2.2.7. Печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архива.
2.2.8. Учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
2.2.9. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают на хранение в архив в порядке и на условиях договора между собственником или владельцем архивных документов и архивом администрации Фаленского района, действующим от имени местной администрации при наличии доверенности.
2.3. Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации:
2.3.1. Составление списков организаций – источников комплектования архива, утверждение их главой администрации Фаленского района и согласование с уполномоченным органом исполнительной власти области в сфере архивного дела.
2.3.2. Проведение совместно с организацией в установленном порядке экспертизы ценности документов и их отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации.
2.3.3. Приём в архив документов постоянного хранения, в том числе документов архивных фондов поселений, и других архивных документов, в том числе по личному составу, после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу с уполномоченным органом исполнительной власти области в сфере архивного дела.
2.4. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций, делопроизводством органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий местной администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов:
2.4.1. Проведение проверок состояния делопроизводства и временного хранения документов муниципальной собственности, документов по личному составу.
2.4.2. Ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального района.
2.4.3.Рассмотрение и согласование положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования архива и инструкций по делопроизводству.
2.4.4.Рассмотрение и представление в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела поступивших от организаций – источников комплектования архива описей дел постоянного хранения и по личному составу.
2.4.5. Рассмотрение и представление в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела поступивших от ликвидируемых организаций описей дел по личному составу и долговременного хранения.
2.4.6. Изучение и обобщение практики работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта.
2.4.7. Оказание консультативно-методической помощи: проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.
2.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
2.5.1. Информирование органов местного самоуправления, муниципальных организаций о составе и содержании документов архива по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц.
2.5.2. Организация работы пользователей документами; изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность.
2.5.3. Исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, приём граждан.
2.5.4. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архива, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.6. Реализация отдельных государственных полномочий, переданных органу местного самоуправления муниципального района.
3.1. Архиву для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1.1. Представлять муниципальное образование Фаленский муниципальный район по всем вопросам, входящим в компетенцию архива.
3.1.2. Вносить на рассмотрение заведующему отделом культуры администрации Фаленского района предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности комплектования и использования документов, хранящихся в архиве, совершенствованию работы архивов организаций и организации документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
3.1.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, необходимые сведения о работе и состоянии архивов организаций, организации документов в делопроизводстве.
3.1.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования и относящимся к муниципальной собственности, требований федерального и областного архивного законодательства.
3.1.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования и относящимся к муниципальной собственности, обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов организаций и организации документов в делопроизводстве.
3.1.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией района и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
3.1.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
3.1.8. Осуществлять иные права, предусмотренные федеральным и областным законодательством при реализации органом местного самоуправления муниципального района отдельных государственных полномочий.
3.1.9. Взаимодействовать с иными органами местного самоуправления, организациями муниципального образования, уполномоченными органами исполнительной власти области в сфере архивного дела, с Кировским региональным отделением Российского общества историков - архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый главой администрации муниципального района, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.
3.2. В целях осуществления задач и функций архив обязан:
3.2.1. Обеспечивать эффективное и рациональное использование финансовых средств, материальных ресурсов, выделенных из соответствующего федерального, областного бюджета на осуществление отдельных государственных полномочий, переданных органу местного самоуправления муниципального района.
3.2.2. Соблюдать федеральное, областное законодательство по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органу местного самоуправления муниципального района.
3.2.3. Готовить материалы для передачи в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела, содержащие данные, указывающие на наличие события административного правонарушения, предусмотренного статьёй 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
4.1. Архив возглавляет главный специалист по делам архивов отдела культуры администрации района, являющийся муниципальным служащим.
Главный специалист назначается на должность и освобождается от должности заведующим отдела культуры администрации Фалёнского района.
При смене главного специалиста прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей управляющего делами администрации района. Акт приема-передачи утверждается заведующим отдела культуры администрации Фаленского района, копия акта представляется в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела.
4.2. Главный специалист по делам архивов:
4.2.1. Организует деятельность архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
4.2.2. Представляет отчёты о работе архива и состоянии архивного дела в муниципальном образовании заведующему отделом культуры администрации района, в установленном порядке - уполномоченному органу исполнительной власти области в сфере архивного дела.
4.2.3. Представляет в установленном порядке отчёты об осуществлении переданных органу местного самоуправления отдельных государственных полномочий уполномоченным органам исполнительной власти области в сфере архивного дела.
4.3. Деятельность архива организуется в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых главой администрации Фаленского района, с учетом рекомендаций уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела.
